HireFlow.

Recruiting läuft in den meisten Organisationen noch immer durch eine Kette aus Tabellen, E-Mail-Anhängen und geteilten Kalendern. Die Nachvollziehbarkeit ist schwach, die Verantwortlichkeit unklar, die DSGVO-Konformität eine quartalsweise Feuerlöschübung. Bei einer Beschwerde oder Prüfung gibt es keine Systemantwort darauf, "wer wann welche Entscheidung warum getroffen hat".

Größere Organisationen lösen das mit Workday, Teamtailor oder Reachmee — alles ordentliche Produkte, aber der Preis startet im sechsstelligen Bereich pro Jahr und Anpassungen sind auf das beschränkt, was der Anbieter zulässt.

HireFlow ist ein vollständiges ATS, das DSGVO und nordeuropäische Public-Sector-Praxis als architektonische Anforderung verankert, nicht als Zusatzfunktion. Was geloggt werden kann, wird geloggt. Was Personendaten berührt, hat eine Retention-Richtlinie. Jede Entscheidung lässt sich auf einen benannten Nutzer zurückführen.

Was es kann

• Öffentlicher Stellenmarkt mit Bewerbungsformular, CV- und Anschreiben-Upload, automatischer Dublettenerkennung und eindeutiger Bewerbungsnummer.
• Mehrstufige Bewertung mit unabhängigen Bewertern, die nach Rubrik scoren — das System aggregiert und verhindert Bias einzelner Bewerter.
• Interviewverwaltung — Interviewtypen pro Stelle definieren, mit mehreren Teilnehmern planen, automatische Kalendereinladungen, strukturiertes Feedback.
• Digitale Stellenangebote — der Bewerber sieht, akzeptiert oder lehnt über einen eindeutigen Link ab; Passwort oder BankID (Feature-Flag).
• Bewerberportal mit Magic-Link — Bewerbungsstatus, kommende Interviews, aktuelles Angebot, DSGVO-Export und Self-Service-Löschung.
• Bulk-Operationen mit Idempotency — fünfzig Bewerber mit einem Klick absagen, ohne doppelte Benachrichtigungen bei Netzwerkaussetzern zu riskieren.
• Gleichbehandlungsberichte — Recruiting-Funnel, Time-to-Hire, Geschlechterverteilung pro Stufe, Quelleneffektivität, CSV-Export.
• Audit-Trail auf allem — jede Statusänderung, jede Notiz, jede Bulk-Operation mit Nutzer, Zeitstempel und Grund geloggt.

Was es unterscheidet

Es ist nicht die Featureliste, sondern das Fundament. DSGVO ist kein Häkchen, sondern ein Architekturprinzip. Audit-Logging ist Teil des Datenkerns, kein angeschraubtes Modul. Sieben Jahre Archivierung signierter Angebote gemäß arbeitsrechtlicher Praxis. Überprüfbarkeit jeder einzelnen Entscheidung. Genau das brauchst du, wenn die Datenschutzaufsicht anklopft.

Auditierbar von der ersten Stellenanzeige bis zum siebenjährigen Archiv.